在公司积极成长的阶段

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没有时间制定规章制度和收集参考资料。您需要快速掌握市场并处理大量信息：无尽的聊天、文档、说明。这就是知识以混乱的方式存储在云中的方式。或者甚至“更好”——存在于特定员工的脑海中，并通过口口相传。

在这种情况下，“不可替代”听起来更像是对公司的警钟，而不是对员工的赞美。如果你想要成长，你就不能停留在第一阶段。所有信息都应集中在一个地方，并且在培训期间应使用知识库中的材料轻松地转移能力。

我们来看看构建的知识库到底解决什么问题。


指导起来很困难
如果没有知识库，发布任务就会花更长的时间。这适用于尚未遇到过的初学者，以及已经遇到过但忘记了重要细节的初学者。解释占用了经理和员工的时间，而这些时间本来可以花在更有成效的事情上。

此外，当你凭记忆给出指令时，很容易忘记细节并且无法解释它们。如果您至少可以在执行过程中记住这一点，而不是在控制阶段记住这一点，那就太好了，因为那时您必须重做所有的工作。

解决方案：对于典型任务，您需要创建说明，详细说明我们正在做什么、如何做、为什么做以及在什么时间范围内做。说明越详细越好，但不要太详细，以致阅读它们所花的时间比完成任务所花的时间还长。如果此类文档已经存在，我们建议将它们收集到一个地方并按流程或部门等进行结构化。


过程中存在许多问题
指导不完整和缺乏知识基础会导致以下困难：无休止的澄清问题。经理或团 以色列 whatsapp 号码数据 队领导因聊天而分散了注意力，无法集中精力完成任务。员工花费更多时间等待回复。

另一种情况：新来者从事一项任务但不提出问题（即使存在问题），以免分散经理的注意力。但最后发现一切都做错了，结果远没有预想的那么好。

解决方案：具有透明结构和信息丰富的材料的知识库将使您免于在任务上进行长时间的通信并加快工作速度。即使员工最初错过了一些信息，他也可以立即返回材料并找到问题的答案，而不会分散其他人的注意力。

这些问题不会立即消失。但会出现一个文档，可以在知识库中找到，并补充需要澄清的新信息。


错误不断重复
另一个问题是：如果员工没有知识库，则会出现在任务之间重复出现的典型错误。而且，这些可能是同一个员工的缺点（他曾经在没有指示的情况下做过这件事，并且记住了错误的算法）或不同的人的缺点——任务中存在一个“弱点”，没有精确的步骤或明确的期望。

解决方案：知识库文档不仅仅包含有关需要做什么、为什么做和如何做的信息。我们建议您还包括一个包含常见错误的部分（如果有）。你可以称它们为用例，即使用案例。

这样，您可以避免重复犯错，并让员工的注意力集中在造成困难的问题上。例如，添加一条条款“广告不具有季节性”，营销人员通常就会更加关注他们推广产品的环境。


新员工入职很难
如果没有完善的知识库，每次入职培训都和第一次一样。我们不可能让新手进入材料系统并让他自学，之后剩下的就是回答问题。每个文档都必须手动搜索和发送，这需要花费大量时间。

尤其是当所有材料都混乱地分散在不同的文件夹甚至渠道中时——有些在云端，有些在邮件中，有些只是记录在信件中而没有包含在文档中。

解决方案：建立一个即使初学者也可以轻松浏览的数据库。这为经理节省了大量时间，并有助于员工沉浸在流程中，而不必担心问“愚蠢”的问题并留下不够好的印象。此外，员工总是能够返回材料并重复他忘记的内容。为了快速找到入职材料，请在 企业信息程序中为每个专业创建一个单独的聊天室，并在其中收集所有必要的文件。